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Die digitale Personalakte und ihre Vorteile

Personalakten werden von Arbeitgebern geführt und enthalten alle Personaldaten, die für ein Arbeitsverhältnis relevant sind. Nach wie vor setzt ein Großteil der Unternehmen auf Akten in Papierform. Doch diese sorgen für einige Probleme. 

Eines davon ist ein hoher Verlust an Produktivität. Bis zu 25% der Arbeitszeit von HR Verantwortlichen wird für die Verwaltung von Personaldaten verwendet (1). Diese Zeit ließe sich für sinnvollere Aufgaben nutzen.

Wir erklären Ihnen, welche Informationen eine digitale Personalakte enthält, welche Vorteile sie bietet, worauf Unternehmen bei der Einführung achten müssen und wie ihre Digitalisierung sich umsetzen lässt.

1. Der Inhalt elektronischer Personalakten

Arbeitgeber sammeln in der Personalakte alle Informationen über ihre Angestellten, die für das Arbeitsverhältnis eine Rolle spielen. Dazu gehören:

1. Personenbezogene Unterlagen 

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Persönliche Daten wie Geburtstag, Geburtsort, Anschrift, Notfallkontakt etc.

2. Steuer- sowie Sozialversicherungsunterlagen

  • Sozialversicherungsnummer
  • Krankenkasse
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen

3. Weitere Unterlagen

  • Beurteilungen
  • Personalentwicklungsplan
  • Zertifikate oder Unterlagen über Fortbildungen

Die genannten Punkte sind selbstverständlich auch in Papierakten vorzufinden. In der digitalen Akte liegen sie jedoch z.B. eingescannt als elektronische Dokumente vor.

Informationen zur politischen Richtung, Social Media Profilen oder ärztliche und psychologische Unterlagen gehören nicht in die Akte (2).

2. Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

Zeitersparnis

Mit einer digitalen Personalakte sparen Unternehmen Zeit und Geld. Sie ermöglicht einen schnellen ortsunabhängigen Zugriff auf alle Personaldaten, wenn sie über eine webbasierte Plattform abrufbar ist. 

Personalverantwortliche müssen keine Arbeitszeit mehr dafür aufwenden, Unterlagen zu suchen, sie in Aktenschränken zu verstauen oder Daten kontinuierlich auf ihre Aktualität zu prüfen. Da mit digitalen Personalakten oft auch Employee Self Service einhergeht, können Mitarbeiter*innen ihre Unterlagen selbst einsehen, bearbeiten und aktualisieren. Das gestaltet den Prozess deutlich effizienter.

Zugriff und Sicherheit

Digitale Personalakten bieten mehr Sicherheit, wenn sie richtig eingesetzt und abgelegt werden. So lassen sich Zugriffsberechtigungen festlegen, die dafür sorgen, dass nur Personen mit Befugnis auf die Daten zugreifen können. Aktenordner hingegen sind für jede*n zugänglich, der*die Zutritt zu ihrem Aufbewahrungsort hat.

Nachhaltigkeit 

Durch die Verwendung digitaler Akten sparen Sie sich hohe Papier- und Druckkosten. Gleichzeitig tun Sie damit etwas Gutes für die Umwelt. Das gibt Ihrem Unternehmen nicht nur das Image eines umweltbewussten Unternehmens, sondern lässt Sie auch moderner erscheinen.

3. Was ist zu beachten?

Betrachten wir den Inhalt von Personalakten, wird schnell deutlich, dass es sich dabei um sensible Daten handelt. Diese dürfen nicht für jedermann zugänglich sein und auch nicht beliebig abgelegt werden. Grundsätzlich gilt: Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss DSGVO konform sein.

4. Was sind personenbezogene Daten?

Rechtlich ist der Begriff sehr weit auszulegen. Zunächst einmal sind es alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person. Dazu gehören praktisch alle Daten, die sich einer Person zuordnen lassen. 

Im Einzelnen gilt jemand dann als identifizierbar, wenn dies über die direkte oder indirekte Zuordnung zu einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten oder einer Online-Kennung möglich ist, die Ausdruck der Identität sind. Als “Identität” gelten hier die physische, physiologische, psychische, genetische, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität (3). 

5. Wie lassen sich Personalakten digitalisieren?

Bei der Einführung der digitalen Personalakte muss gut durchdacht werden, ob die geplante Umsetzung datenschutzkonform ist. Hierfür ist es sinnvoll, zunächst eine*n Expert*in hinzuzuziehen, um die zentralen Stellschrauben zu identifizieren.

Besonders hilfreich kann eine DSGVO konforme HR Software sein. Neben der Digitalisierung der Personalakten stellt sie auch einen wichtigen Schritt für die Optimierung weiterer HR Prozesse dar.

Sie können sich entweder für eine cloudbasierte Lösung oder eine Software auf dem Firmenserver entscheiden. Digitale Dokumente lediglich auf dem Firmenserver abzulegen ist jedoch nicht mehr zeitgemäß und bringt einige Nachteile mit sich. Mit einer cloudbasierten Lösung fahren Sie also besser.

Bei dieser Variante kann ein*e Administrator*in ganz einfach bestimmen, wer auf welche Daten zugreifen darf. So kann ein*e Teamleiter*in beispielsweise nur die Dokumente der eigenen Teammitglieder einsehen kann und nicht die anderer Teams.

Fazit

Alles in allem handelt es sich bei der digitalen Personalakte um eine zeitgemäße und praktische Lösung. Sie entlastet die Personalabteilung eines Unternehmens, spart Kosten und erhöht die Sicherheit sensibler Daten.

Zusätzlich dazu sorgen Sie für mehr Flexibilität, wenn Ihre Angestellten jederzeit und überall ihre Personalakte einsehen und Änderungen daran vornehmen können. Auch die Transparenz wird erhöht, da sich nachvollziehen lässt, wer wann auf die Daten zugegriffen hat.

Quellen:


  1. https://kiwihr.com/de/digitale-personalakte
  2. https://kiwihr.com/de/blog/die-personalakte
  3. https://dsgvo-gesetz.de/themen/personenbezogene-daten/

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Frederieke Cirksena unterstützt seit 2021 kiwiHR im Online-Marketing. Zuvor hat sie Kommunikationswissenschaft und Psychologie studiert und interessiert sich besonders für den HR Bereich und seine Herausforderungen.


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